Thương nhân nước ngoài có thể lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động tìm hiểu thị trường và xúc tiến thương mại khác.
văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Trách nhiệm quản lý Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thuộc về Bộ Thương mại. Thương nhân nước ngoài cần đáp ứng những điều kiện nhất định để được cấp giấy phép văn phòng đại diện. Đồng thời, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng chấm dứt hoạt động khi thuộc các trường hợp mà pháp luật quy định.
Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Trước khi nộp hồ sơ đăng ký cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần xem xét, đánh giá các điều kiện mà pháp luật quy định. Cụ thể, Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định các điều kiện như sau:
– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được cấp giấy phép theo thủ tục như sau:
Cơ quan có thẩm quyền:
+ Sở công thương nơi đặt trụ sở của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
+ Cục thuế tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
+ Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Trình tự thực hiện
+ Nộp hồ sơ đăng ký giấy phép Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (TNNN) tại Việt Nam tại Sở Công thương có thẩm quyền. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (TNHS) bàn giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
+ Nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế tại Chi cục thuế có thẩm quyền, sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
+ Nộp hồ sơ đăng ký cấp con dấu và mẫu dấu tại Cơ quan công an có thẩm quyền.
– Kết quả giải quyết:
+ Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
+ Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
+ Con dấu của Văn phòng đại diện (dấu tròn) và Giấy chứng nhận mẫu dấu.
– Lệ phí thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của TNNN tại Việt Nam. là 3.000.000 VNĐ.
Hồ sơ đăng ký Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD (theo mẫu quy định).
– Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;
– Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc bản sao công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam).
– Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện. Chẳng hạn: Bản sao công chứng sổ đỏ,…
Một số quy định đáng chú ý về việc đăng ký Giấy phép văn phòng đại diện của TNNN
– Các giấy tờ từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt Nam theo quy định.
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký thì mới có thể nộp hồ sơ đăng ký Giấy phép văn phòng đại diện tại Việt Nam.
– Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của TNNN có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
– Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của TNNN có thể gia hạn theo quy định của pháp luật.
– Văn phòng đại diện của TNNN không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
– Chế độ báo cáo định kỳ: Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài.
Các trường hợp chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện của TNNN
– Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
– Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
– Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
– Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
– Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định của pháp luật.
– Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện được cấp giấy phép.
Các trường hợp bị thu hồi Giấy phép văn phòng đại diện của TNNN
Văn phòng đại diện của TNNN bị thu hồi Giấy phép thành lập trong các trường hợp sau đây:
– Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
– Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện trong 02 năm liên tiếp.
– Không gửi báo cáo định kỳ theo quy định tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
– Trường hợp khác theo quy định pháp luật.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được coi là bước chân đầu tiên của thương nhân khi có ý định kinh doanh tại Việt Nam. Vì thế, để đảm bảo những bước đi tiếp theo được suôn sẻ, thương nhân cần nắm bắt và tuân thủ tối đa các quy định của pháp luật.
